Mẹo làm viêc nhiều với máy tính mà ko mệt mỏi

KHẮC PHỤC NHIỀU LỖI ĐAU ĐẦU TRONG WORD
Friday, 13. November 2009, 06:01
Tin học
Sau đây là những kinh nghiệm để đời của tôi. Hê.... Có những vấn đề trong Office mà nhiều bạn phải đau đầu. sau đây là một số thủ thuật nhỏ tích góp được. Hi vọng sẽ giúp ích cho công việc của các bạn
Bảo vệ đôi mắt của bạn

Chúng ta đã quá quen thuộc với màn hình soạn thảo mặc định dạng nền trắng chữ đen trong MS Word. Tuy nhiên, chính màn hình trắng sáng này rất dễ làm mắt chúng ta mau chóng mệt mỏi và đau khi làm việc lâu với nó.

Điều này về lâu dài sẽ có những tác động rất xấu đến mắt và sức khỏe của bạn. MS Word có một cách giúp bạn tránh được sự tác động của nền sáng trắng này khi làm việc. Đó là thay đổi màu nền và màu chữ mặc định từ nền trắng chữ đen thành nền xanh chữ trắng.

Bạn có thể làm như sau: vào Tools\Options..., chọn thẻ General trong hộp thoại xuất hiện và đánh dấu kiểm vào mục Blue ground, white text, xong nhấn OK. Với cách này, màn hình soạn thảo sẽ trở nên rất dễ chịu mà vẫn đảm bảo tốt sự tương phản cần thiết giữa nền và chữ. Lưu ý: văn bản khi in vẫn giữ nguyên dạng nền trắng chữ đen.
Khắc phục lỗi nhảy cách chữ có dấu

- Khi soạn thảo các văn bản bằng ngôn ngữ có dấu, thường gặp là tiếng Việt với bộ gõ Vietkey hay Unikey, chúng ta thường hay gặp lỗi các chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn “cu a s o ti n ho c”...

Lỗi này phát sinh thường sau khi bạn dùng các thao tác copy, paste hoặc cũng có thể là... tự nhiên.

Để khắc phục lỗi này, bạn hãy vào mục Tools\Options... từ giao diện soạn thảo của MS Word, chọn thẻ Edit và vào mục Settings. Tại hộp thoại Settings, bạn hãy bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence and word spacing automatically và nhấn OK hai lần.

Bây giờ, bạn hãy gõ lại và sẽ không còn gặp lỗi các chữ nhảy cách nữa.
Xóa Password trong Word-Excell

Khi tạo một file văn bản bằng MS-Word hoặc file bảng tính bằng MS-Excel, chúng ta có thể bảo mật bằng cách thiết lập mật khẩu. Sau một thời gian, có thể bạn sẽ quên mật khẩu đã thiết lập, vậy phải làm thế nào ?

Phần mềm miễn phí có tên Free Word and Excel password recovery (FWEpr) sẽ là câu trả lời. Dung lượng chương trình chỉ 236 KB, tải về từ địa chỉ [You must be registered and logged in to see this link.]
, tương thích với Windows 2000 trở lên. Máy tính phải được cài .NET Framwork (tải miễn phí tại website của hãng Microsoft).

Sau khi cài đặt, tiến hành phục hồi pasword theo trình tự sau:

- Thẻ Welcome: Giới thiệu tổng quan về chương trình và địa chỉ website.

- Thẻ Select file: Bấm vào nút Select a file, chỉ đến vị trí của file word hoặc excel cần phục hồi mật khẩu (chú ý file word có phần mở rộng là .doc còn file excel có phần mở rộng là .xls, lựa chọn tại khung File of Style).

- Thẻ Dictionary recovery: Được sử dụng nếu trước đó chúng ta có một file dạng text (*.txt) ghi nhớ mật khẩu của file này trong một danh sách có nhiều mật khẩu khác. Nên đánh dấu chọn cả 4 ô trong Recovery options. Bấm nút Select Dictionary chỉ đến file dạng txt hoặc dic cần thiết. Bấm nút Go để chương trình tiến hành tìm kiếm mật khẩu thích hợp.

- Thẻ Brute force recovery: Được sử dụng khi chúng ta không có một danh sách mật khẩu từ trước (ứng dụng trong trường hợp trên). Trong đó:

+ Khung Characters: Cho phép thu hẹp phạm vi tìm kiếm khi chọn là số từ 0-9 hoặc ký tự a-z (có thể là chữ hoa hoặc chữ thường) và những ký tự đặc biệt khác.

+ Khung From (length) quy định số lượng ký tự có thể có trong mật khẩu.

Quy định xong bấm nút Go để chương trình tiến hành dò tìm. Mật khẩu ngắn, đơn giản thì FWEpr tìm càng nhanh và ngược lại.
* Thao tác nhanh trong văn bản với các phím tắt thông dụng. (Cái zụ này củng cần lắm nhé )
Tùy biến chữ trong Word

Tính đến thời điểm này, Word Art là cách duy nhất để bạn xoay ngang xoay dọc hay kéo dài chữ. Hãy thử một cách khác, dễ dàng và nhiều chức năng hơn cả Word Art.

Đầu tiên, bạn format chữ bao gồm font, màu chữ, đậm hay in nghiêng rồi bôi đen… rồi nhấn Ctrl + C. Sau đó, bạn vào menu Edit, chọn Paste Special. Trong danh mục Paste Special, chọn Picture rồi OK. Lúc này, đoạn text đã được "hoàn trả" dưới dạng một bức ảnh, và bạn có thể thoải mái di chuyển, quay nghiêng, kéo dài… Tóm lại, thực hiện tất tần tật những thứ có thể làm với một tấm ảnh (ảnh).

"Nghỉ giữa hiệp" trong PowerPoint

Đang giữa lúc thuyết trình dưới sự hỗ trợ của PowerPoint, bạn cần tạm dừng một chút để thảo luận hoặc bàn bạc một ý tưởng mới, hay chỉ đơn giản là dùng ít cà phê cho tỉnh táo. Dù là bất cứ lý do gì, bạn cũng nên chèn một slide "đặc biệt" nhằm báo hiệu cho mọi người biết đang “nghỉ giữa hiệp”. Một thủ thuật đơn giản để chèn một slide trống chỉ trong chớp mắt, là nhấn phím B để có màn hình màu đen. Nhấn phím W để có màn hình màu trắng. Để tiếp tục "trận đấu" sau giờ nghỉ giải lao, nhấn phím bất kỳ sẽ giúp bạn trở về tình trạng ban đầu. Quá đơn giản và tiện lợi!

Tìm từ đồng nghĩa trong Word

Bạn thường soạn thảo văn bản trên Word và thường hay dùng đi dùng lại một từ nào đó. Thay vì vắt óc ngồi nhớ ra từ đồng nghĩa để "thay đổi không khí", hãy dùng đến sự trợ giúp của MS Word. Có lẽ bạn chưa biết MS Word có "tàng trữ" từ điển đồng nghĩa (thesaurus) cho tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng Tây Ban Nha. Để khởi động chức năng này, bạn vào menu Tools > Language. Hoặc nếu muốn dùng phím tắt, bạn có thể nhấn Shift + F7 sau khi đã bôi đen chữ cần tìm từ đồng nghĩa. Nếu bạn không bôi đen, MS Word sẽ mặc định từ cần tìm kiếm nằm ở bên trái của chuột. Phần còn lại là của bạn, chọn ra một từ ưng ý nhất rồi click chuột phải, chọn Insert để chèn lên từ cũ.

Viết hoa trong 2 giây

Shift + F3 vốn là phím tắt quen thuộc để bạn thay đổi định dạng chữ từ chữ thường sang chữ in hoa. Tuy nhiên, Shift + F3 lại lần lượt chuyển đổi từ chữ viết hoa các chữ cái đầu sang chữ thường rồi mới đến chữ hoa. Một tổ hợp phím có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng việc cho phép chuyển trực tiếp từ hoa sang thường và ngược lại, đó là Ctrl + Shift + A. Để thay đổi một từ, bạn để trỏ chuột lên từ đó rồi nhấn Ctrl + Shift + A trong khi để thay đổi cả một cụm từ, bạn nhất thiết phải bôi đen cụm từ đó rồi mới nhấn tổ hợp phím. Nhấn Ctrl + Shift + A thêm lần nữa cũng giúp quay lại định dạng chữ ban đầu.
Vô hiệu hoá phím Insert trong MS Word

Như chúng ta đã biết, công dụng của phím Insert là bật tắt chế độ ghi đè trong Microsoft Word hay các chương trình xử lý văn bản tương tự, nhưng mấy khi bạn dùng tới nó. Tại sao bạn không vô hiệu hóa phím Insert luôn cho “rảnh mắt, nhẹ tay” nhỉ? Bạn có thể làm theo cách sau:

- Mở Word, vào menu Tools\ Macro\ Record New Macro.

- Trong mục Macro name, bạn gõ DoNothing.

- Nhấn nút Keyboard.

- Tại mục Press new shortcut key, nhấn phím Insert. Từ Insert sẽ xuất hiện. Tiếp theo, bạn nhấn Assign, nhấn Close.

- Quay lại hộp thoại chính, một thanh công cụ Stop Recording sẽ xuất hiện. Bạn phải nhấn chọn Stop ngay lập tức.

Như vậy, bạn đã tạo một Macro có công dụng “không làm gì cả” cho phím Insert. Lần sau, khi bạn nhấn Insert, nó sẽ chẳng làm gì cả.

Nếu bạn nhấn phím Insert mà nó vẫn làm một điều gì đó, có nghĩa trong quá trình tạo Macro, bạn đã làm một thao tác thừa nào đó trước khi nhấn Stop. Bạn phải tạo lại Macro này và nhớ xóa Macro vừa tạo ra bằng cách vào Tools\ Macro\ Macros, chọn Macro vừa tạo và nhấn Delete.
Tính toán trong MS Word

Trong nhiều trường hợp, người dùng có nhu cầu tính toán trong văn bản của mình. Biết vậy nên MS Word được trang bị một công cụ để chiều lòng các “thượng đế”, đó là trường (field), dùng để tính cả ở trong bảng lẫn mọi nơi trên văn bản.

- Tính toán trong bảng: Khi bạn dùng lệnh Table\ Formula tức là bạn đã chèn một trường tính toán. Trường tính toán bắt đầu bằng dấu bằng. Cách thức hoạt động của công thức (hoặc hàm) cũng như địa chỉ tham chiếu đến các ô trong bảng tương tự như trong Excel. Nếu nhìn thấy công thức =SUM(LEFT) hoặc =SUM(ABOVE) cứ trơ như đá khi bạn sao chép hoặc thay đổi giá trị của các ô, bạn chớ vội tưởng công thức này chỉ có giá trị một lần và sao chép sang vị trí khác thì không dùng được. Trong trường hợp này, chọn trường công thức rồi nhấn F9 để Word cập nhật lại giá trị của nó. Nếu muốn Word tự động cập nhật các trường khi in, vào menu Tools\ Options > chọn thẻ Print > chọn Update fields. Các trường không được cập nhật ngay nhưng mỗi khi thực hiện lệnh Print (hoặc xem bằng Print Preview cũng được), Word sẽ tự động làm điều này cho bạn.

- Tính toán trên văn bản: Bạn có một số tổng cộng và các số hạng chi tiết của nó nằm rải rác trên văn bản. Vì thường xuyên phải điều chỉnh các số liệu chi tiết nên bạn muốn số tổng cộng phải được cập nhật tự động nhằm tránh sai sót. Trước tiên, bạn đánh dấu các số liệu chi tiết bằng lệnh Bookmark trong menu Insert. Sau đó, dùng trường công thức để tính toán dựa theo tên của các bookmark. Ví dụ: ta có 3 giá trị 14500, 65000, 2450 với tên bookmark lần lượt là solieu1, solieu2, solieu3, hãy gõ cấu trúc mã trường như sau (trước tiên nhấn Ctrl+F9 để có cặp ngoặc nhọn rồi gõ công thức vào bên trong):

{=solieu1+solieu2+solieu3 \# “##0.00}. Kết quả hiển thị là 81950.00. Bây giờ, dù các chi tiết có thay đổi, bạn cũng không phải lo đến số tổng nữa, Word sẽ tự động cập nhật khi bạn in ra giấy. Bạn có thể cộng, trừ, nhân, chia, lũy thừa... các bookmark này thoải mái như làm trong Excel vậy.
Soạn thư mời họp bằng MS Word 2000

Bạn đang băn khoăn không biết phải soạn một lá thư mời họp (họp chi đoàn của lớp chẳng hạn) như thế nào mới đúng kiểu? Tại sao bạn không nhờ đến Word nhỉ, MS Word 2000 cung cấp cho bạn một “thuật sĩ” để làm điều này.

Đầu tiên, vào File\ New, chọn thẻ Other Documents, chọn Agenda Wizard, nhấn OK. Hộp thoại Agenda Wizard xuất hiện, nhấn Next. Tại bước này, bạn chọn một trong ba kiểu mẫu mà Word cung cấp sẵn và nhấn Next.

Ở phần Details, gõ ngày, giờ, tên, địa điểm tổ chức buổi họp, sau đó nhấn Next để tiếp tục.

Ở phần Headings, đánh dấu chọn hai mục là Type of meeting và Special notes, nhấn Next.

Qua phần Names, đánh dấu chọn ba mục đầu tiên và nhấn Next.

Trong phần Topics, khung Agenda Topic, gõ vào tên của cuộc họp. Khung Person, gõ vào số người tham dự, khung Minutes, gõ thời gian bắt đầu cuộc họp, sau đó nhấn Add rồi nhấn Next.

Phần Minutes, bạn chọn No rồi nhấn Next, nhấn Finish để kết thúc.

Đợi một chút, Word sẽ tạo ra cho bạn một lá thư. Tuy nhiên, do đây là sản phẩm của Microsoft nên thư soạn ra vẫn còn tiếng Anh, bạn phải chỉnh sửa lại đôi chỗ. Cụ thể là:

- Nhấp chuột phải vào chữ Agenda ở góc trên cùng bên trái, chọn Edit Text và thay bằng chữ khác.

- Chọn dòng minutes ở khung kế bên và thay bằng thời gian bắt đầu cuộc họp.

- Ở phía dưới, chọn từng dòng và thay bằng đơn vị tổ chức cuộc họp, đại biểu, thư ký...

- Chọn dòng chữ Agenda topics và thay bằng chữ Kỳ họp, đồng thời xóa bỏ con số trong khung này.

- Cuối cùng, thay dòng chữ Special notes bằng chữ Kính mời và gõ vào nội dung thư mời.

Bây giờ, bạn chỉ việc lưu lại và in ra là xong.